Ngày nay, khái niệm Agile và Scrum ngày càng được phát triển và phủ sóng rộng rãi trong các chương trình quản lý dự án, đặc biệt với các công ty công nghệ. Vậy mô hình Agile là gì? Những công ty công nghệ  nào đã áp dụng mô hình Agile ? Hãy cùng tìm lý do vì sao mô hình này lại trở nên phổ biến đến vậy và liệu nó có thật sự mang lại hiệu quả thực tế?

Mô hình Agile là gì?

Agile là viết tắt của Agile Software Development hay còn được hiểu là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt. Đây là một phương pháp quản lý dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn, trong đó yêu cầu sự hợp tác liên tục giữa các bên liên quan cùng với sự cải tiến liên tục ở các giai đoạn. Khi dự án bắt đầu, kế hoạch sẽ được chia nhỏ, từ đó quá trình làm việc và kết quả của từng giai đoạn sẽ được đánh giá liên tục, giúp cho development team có thể nhìn nhận tình trạng dự án và nhanh chóng đưa ra phương án thay đổi phù hợp với tình hình thực tế. Điều này giúp tăng khả năng thích nghi với sự thay đổi cũng như kiểm soát dự đoán, đồng thời cải thiện chất lượng công việc và tập trung tối đa vào nhu cầu khách hàng. 

Bốn giá trị cốt lõi của triết lý Agile: 

• Cá nhân, tương tác hơn là quy trình công cụ
• Phần mềm sử dụng tốt hơn là tài liệu đầy đủ
• Cộng tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng
• Phản hồi với thay đổi hơn là bám sát kế hoạch

Scrum - Phương pháp phổ biến nhất trong mô hình Agile

Agile có tổng cộng 13 phương pháp khác nhau, trong đó nổi bật và được sử dụng rộng rãi hơn cả đó chính là Scrum. Scrum là một phương pháp giúp các team làm việc với nhau mang đến hiệu quả cao. Giống như một đội bóng bầu dục tập luyện cho trận đấu lớn, công cụ Scrum khuyến khích các thành thành viên trong đội học hỏi kinh nghiệm, tự tổ chức khi giải quyết một vấn đề đồng thời phản ánh về chiến thắng và thất bại của họ để liên tục cải thiện. Scrum được đánh giá là một khung quản lý dự án linh hoạt mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như  rút ngắn thời gian, giảm thiểu rủi ro, tăng giá trị khách hàng và khả năng kiểm soát dự án.

Quy trình Scrum:

Sprint planning:

Sprint có thể hiểu là một phân đoạn công việc lặp đi lặp lại trong quá trình phát triển dự án với khoảng thời gian kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Trước khi bắt đầu một Sprint, Development Team và Product Owner sẽ họp lại để lên kế hoạch chi tiết cho Sprint đó, bao gồm các yêu cầu cần phát triển, phân tích và điều hướng các công việc phải làm cùng với thời gian dự tính hoàn thành. 

Daily Scrum:

Scrum Master sẽ tổ chức một cuộc họp với nhóm phát triển hàng ngày trong khoảng thời gian 15 phút, để các thành viên có thể chia sẻ tiến độ công việc dưới dạng trả lời ba câu hỏi:

• Hôm qua bạn đã làm gì?
• Hôm nay bạn sẽ làm gì?
• Bạn có gặp phải khó khăn gì trong quá trình làm việc không?

Mục đích của Daily Scrum là giúp cho Scrum Master có thể nắm được tình hình tiến triển của Sprint và tính toán xem liệu có cần thay đổi gì trong bản kế hoạch đã đưa ra hay không. Tuy nhiên, việc thay đổi kế hoạch sẽ không ảnh hưởng đến mục tiêu đã đặt ra của Sprint. 

Sprint Review:

Vào cuối mỗi Sprint, Development Team và Product Owner sẽ cùng nhau đánh giá lại quá trình và kết quả công việc của Sprint vừa qua. Từ đó, đưa ra những đề xuất về chỉnh sửa hay thay đổi cho Sprint kế tiếp hoặc cho tổng thể sản phẩm.

Sprint Retrospective:

Đây sẽ là bước khi Scrum Master hỗ trợ Development Team đánh giá và rà soát lại toàn bộ Sprint vừa kết thúc và đưa ra những phương án cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả công việc cũng như tối ưu tính năng sản phẩm.  

Agile và Scrum có lợi thế gì hơn so với phương pháp quản lý truyền thống Waterfall?

Trước khi phương pháp Agile và Scrum được phổ biến rộng rãi, các dự án phát triển phần mềm thường được quản lý dưới mô hình Waterfall (thác nước). Đúng như tên gọi của nó, dòng chảy hoạt động của mô hình này sẽ như một thác nước, nghĩa là mọi việc sẽ đi theo đúng trình tự từ đầu đến cuối, phải hoàn thành giai đoạn này mới đi đến được giai đoạn kế tiếp. Trong quá trình thực hiện dự án, khách hàng hay kể cả nhóm phát triển dự án đều không thể kiểm tra cũng như thử nghiệm sản phẩm trước khi mà tất cả các giai đoạn được hoàn tất. Điều này có thể gây tổn hại lớn đến kết quả sản phẩm cuối cùng, trong trường hợp đã có lỗi xảy ra ở những giai đoạn đầu nhưng đến khi kết thúc dự án mới được phát hiện. Việc khắc phục hậu quả sẽ dẫn đến tốn kém và mất nhiều thời gian. Ngoài ra, những công ty công nghệ thường đề cao tính đổi mới và cập nhật liên tục, điều này rất hạn chế khi áp dụng mô hình Waterfall vì rào cản trong việc thay đổi các yếu tố của dự án. 

Trong khi đó, mô hình Agile lại có thể giải quyết được tất cả những vấn đề nêu trên. Với việc chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau, khách hàng và người thực hiện hoàn toàn có thể tham gia vào quá trình đánh giá và kiểm tra từng bước phát triển sản phẩm. Từ đó, những lỗi sai có thể được phát hiện và điều chỉnh ngay lập tức, tránh để ảnh hưởng đến những giai đoạn sau và kết quả cuối cùng của toàn bộ dự án. Bên cạnh đó, việc cho phép khách hàng đóng góp ý kiến trong quá trình phát triển sản phẩm cũng như dễ dàng thay đổi yêu cầu và mong muốn có thể giúp tối ưu giá trị khách hàng. Mặt khác, đây còn được đánh giá là một mô hình giúp doanh nghiệp cắt giảm thời gian và có thể hoàn thiện sản phẩm một cách nhanh nhất. Việc phân chia các đoạn công việc cho phép nhóm phát triển có thể chuyển sang phần tiếp theo khi phần trước đang được đánh giá và sửa lỗi.

Qua đó, chúng ta có thể thấy được những lợi ích mà Agile có thể mang lại trong quy trình phát triển những dự án công nghệ. Sau đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn qua case study về Seal Commerce - một công ty công nghệ khởi nghiệp đã quyết định sử dụng mô hình Agile sau khi tìm hiểu về mô hình này. Vậy lý do là gì? Và liệu nó có đạt hiệu quả cao hơn trong công việc?

Seal Commerce áp dụng mô hình Agile trong công việc như thế nào?

Seal Commerce là một công ty công nghệ được thành lập vào năm 2017. Công ty tập trung vào phần mềm thiết kế website, ứng dụng trên nền tảng Shopify, phục vụ cho một lượng khách hàng lớn toàn cầu. Cách đây 1 năm, công ty vẫn chưa sử dụng mô hình cụ thể nào vào quy trình quản lý. Nhưng sau khi biết đến Agile Scrum và áp dụng mô hình này vào công việc, Agile được coi là vũ khí vận hành và quản lý hiệu quả các dự án phần mềm trọng điểm của công ty, cụ thể là:

Đo lường chất lượng công việc của từng cá nhân: Việc chia nhỏ dự án ra thành các sprint với thời gian ngắn cho phép các trưởng nhóm dễ dàng đánh giá tiến độ công việc của từng thành viên hơn. Trong mỗi sprint sẽ có những đầu công việc khác nhau và đều có thang điểm cho từng đầu công việc, kết thúc mỗi sprint mỗi thành viên đều có thể nhìn vào điểm số của mình. Điều này không chỉ giúp từng thành viên nắm bắt được mình đang tốt và chưa tốt ở đâu để điều chỉnh bản thân, mà nó còn là một cách đánh giá hiệu suất công bằng và minh bạch nhất. Mọi đánh giá năng lực đều dựa trên thang điểm có sẵn sẽ giúp loại bỏ những yếu tố chủ quan và tăng tính thuyết phục cho kết quả đưa ra. 

Giúp kiểm soát hiệu quả công việc: Theo chia sẻ từ trưởng nhóm trong dự án sản phẩm GemPages - một trong những sản phẩm mạnh nhất của Seal Commerce, việc áp dụng Agile Scrum trong quản lý giúp team có thể hiểu rõ những khúc mắc trong công việc của mỗi thành viên ở đâu và từ đó điều hướng và hoạch định lại mọi thứ để đảm bảo hiệu suất công việc. Cụ thể ở đây chính là việc đánh giá và thống kê sau mỗi sprint hoàn thành. Điều này giúp team có thể phản chiếu lại quá trình và nhìn nhận những điều đã làm tốt và những điều cần cải thiện, từ đó rút kinh nghiệm cho những sprint sau để đảm bảo tiến độ cả dự án không bị ảnh hưởng. 

Dễ dàng thay đổi chiến lược: Sở hữu tập khách hàng đa dạng toàn cầu cũng đồng nghĩa với việc Seal Commerce luôn phải cập nhật và thay đổi để phù hợp với mong muốn của khách hàng nói riêng và biến đổi của thị trường nói chung. Những mô hình truyền thống sẽ không thể đáp ứng được điều này. Để có thể hiểu rõ hơn, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về một thay đổi chiến lược gần đây của Seal Commerce. Sản phẩm GemPages của công ty chính thức quay trở lại trên nền tảng Shopify, việc này dẫn đến lượt khách hàng đăng ký ồ ạt kéo theo nhiều vấn đề trên hệ thống, đặc biệt trong thời điểm cuối năm với nhiều chương trình sale lớn toàn cầu. Thay vì đi theo kế hoạch được đưa ra cho quý cuối năm, trưởng nhóm đã có những thay đổi trong 2 sprint để phù hợp hơn với hiệu suất công việc, đó là: 

Việc thay đổi nhiệm vụ của 2 sprint giúp cho team sản phẩm thích ứng nhanh và thay đổi để phù hợp hơn với những tình huống ngoài dự tính từ đó mang lại giá trị tốt hơn cho khách hàng.

Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Qua quá trình áp dụng Agile Scrum trong quản lý, những trưởng nhóm dự án của Seal Commerce đã có sự tiến bộ rõ rệt trong phương thức quản lý và nói rộng hơn là kỹ năng lãnh đạo. Vì mỗi sprint chỉ thường kéo dài trong khoảng thời gian 2 tuần, nên các trưởng nhóm luôn phải sâu sát, nắm rõ tình hình công việc của từng thành viên và tiến độ chung của cả nhóm để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, trưởng nhóm cũng là người phải hiểu rõ từng bước đi trong quá trình dự án, vì nếu không, có thể khi kết thúc một sprint, họ sẽ không biết sprint sau phải làm gì, phân bổ nhân sự ra sao. 

Văn hoá NO SILO: Silo chính là trạng thái khi nhân viên không muốn hợp tác và làm việc với những bộ phận khác trong công ty. Trên thực tế, rất nhiều công ty đang gặp phải vấn đề này, xuất phát từ việc hạn chế giao tiếp giữa các phòng ban vì yếu tố công việc không liên quan. Điều này có ảnh hưởng xấu đến hiệu suất trong hoạt động chung và đặc biệt nguy hiểm đến sự phát triển văn hoá lâu dài và bền vững của doanh nghiệp. Nhưng khi áp dụng Agile Scrum, trong mỗi sprint đều yêu cầu sự hợp tác của nhiều bộ phận để hoàn thành được sprint đó. Việc này giúp tăng tương tác giữa các bên và làm suy giảm yếu tố Silo mà nếu không cẩn thận thì rất dễ mắc phải. Đây cũng là một trong những văn hoá mà ngay từ đầu Seal Commerce luôn hướng tới. Và việc áp dụng mô hình Agile Scrum đã giúp công ty hoàn thiện hơn văn hoá này. Đã có rất nhiều những tập đoàn lớn trên thế giới đã áp dụng văn hoá này và trở nên thành công vượt bậc, nổi bật hơn cả đó chính là Microsoft và Tesla. 

Với những đặc điểm và ưu điểm kể trên, phương pháp Agile Scrum ngày càng trở nên phổ biến và độ hiệu quả của phương pháp này là không thể phủ nhận.